La PFRA, une structure intégrée à la fonction stratégique des achats

La fonction « Achat » a fortement évolué ces dernières années dans le secteur public pour devenir une fonction stratégique. Ainsi, au sein de l'État, cette stratégie se décline à plusieurs niveaux.
Au niveau central, la Direction des achats de l'État (DAE), créée en 2016 dans la continuité du SAE, au sein du ministère de l’action et des comptes publics, a pour rôle de définir la politique « achat » de l’État. À l’échelle des ministères, les Responsables ministériels achats (RMA) assurent la prise en compte des besoins ministériels et animent la fonction achat au sein de leur ministère, pendant qu’au niveau régional : les plateformes régionales des achats  ont pour mission de réaliser des achats pour l’État dans le périmètre de leur région, tout en contribuant à la mutualisation des besoins des services déconcentrés et des opérateurs publics.

Des missions variées pour des achats plus économes

Placée sous l’autorité du préfet de la région d'Île-de-France, préfet de Paris depuis mai 2010 (ex-Mission régionale des achats), elle est rattachée hiérarchiquement à l’adjoint du SGARSecrétariat général pour les affaires régionales, chargé du Pôle Moyens et Mutualisation. La PFRA est actuellement composée de six agents, chargés des domaines Immobilier/Logistique et des services et prestations intellectuelles.
Elle a pour principales missions :

• d’identifier des opportunités de projets d’achats mutualisés et de mettre en place des marchés publics régionaux et interministériels ;
• de réaliser des revues annuelles de performances des fournisseurs (respect des engagements contractuels et financiers) ;
• de participer au volet achat de la politique immobilière de l’État en région dans le cadre de la renégociation des baux au sein des équipes locales du Domaine, constituées par le Responsable régional de la politique immobilière de l’État (RRPIE) ;
• d’accompagner des actions de mutualisation au sein des fonctions support.

Parallèlement, la PFRA est également chargée d’animer le réseau des acteurs achats de la région et de participer à la politique de formation des acheteurs. En effet, au niveau régional, l’élaboration et la mise en œuvre des plans de formation à l’achat seront réalisées par la Plateforme d’appui interministériel à la gestion des ressources humaines (PFRH), en coordination avec la PFRA.

Des accords-cadres pour économiser plus

La PFRA réalise des marchés régionaux interministériels, appelés accords-cadres régionaux qui couvrent différents secteurs d’achats des domaines : immobilier/logistique, prestations intellectuelles et services.
Ces marchés intègrent aussi bien des services déconcentrés, tels que les directions départementales interministérielles, les directions régionales, les préfectures de département, les Douanes, les directions départementales des finances publiques (…), que des opérateurs publics tels que les musées notamment le Louvre et Orsay. Une trentaine de services déconcentrés et une quinzaine d’opérateurs publics adhèrent en moyenne à chaque accord-cadre, ce nombre est amené à croître dans les mois à venir.
La taille des accords-cadres régionaux est relativement conséquente. À titre d’exemple, le marché régional de maintenance incendie intègre 100 000 équipements et couvre les besoins de 1 200 sites (dont 680 pour la préfecture de police).
Par ailleurs, la PFRA intègre systématiquement, dans toutes ses actions, les aspects innovation, performance économique, l’accès des marchés publics aux PMEPetites et moyennes entreprises sans oublier la mise en place d’une politique de responsabilité sociale et environnementale (RSE).
La PFRA a lancé à ce jour 17 accords-cadres régionaux interministériels, qui ont généré 205 marchés par allotissement.
La mise en place d’un accord-cadre régional nécessite en moyenne un an de travail au vu des groupes de travail à constituer, du recensement des besoins à effectuer et de la rédaction des pièces du marché à produire jusqu’à la phase de notification.
Depuis janvier 2011, les principaux accords-cadres déployés par la PFRA concernent les marchés de maintenance des systèmes de sécurité incendie et des équipements de lutte contre l’incendie, des installations de chauffage, de ventilation et de climatisation, des portes et de portails, des ascenseurs, les marchés de nettoyage, le marché de transport de fonds (…).

44 millions d’économies entre 2011 et 2016

Les opérations menées par la PFRA, entre 2011 et 2016, ont permis aux services de la fonction publique d’État en Île-De-France de réaliser des économies substantielles que ce soit en termes de dépenses directes ou de dépenses indirectes.
Ainsi, grâce aux marchés régionaux notifiés sur cette période, 44 millions d’euros ont été économisés sur un périmètre initial de dépenses de 232 millions d’euros ont été réalisés.
Par ailleurs, la procédure de passation d’un marché et les frais liés à la publication et à l’attribution des appels d’offres ont été allégés. Grâce au lancement d’une seule procédure de marché lancée par la PFRA, plus de 320 procédures de passation d’appels d’offres ont pu être mutualisées au niveau régional sur la période. Sachant que le coût d’une procédure est évalué à 2 500 euros, le montant des économies réalisées sur ce poste de dépenses est estimé à  800 000 euros.

Des objectifs ambitieux

La stratégie nationale en matière d’achats publics prévoit que le volume des achats devant être traité par l’ensemble des régions doit passer de 1 à 2 milliards d’euros en trois ans.
Déclinée sur le périmètre de chaque région, cette stratégie nationale va conduire la PFRA d’Île-de-France à :

• accroître la mutualisation des marchés régionaux interministériels, telle que définie dans la nouvelle programmation pluriannuelle validée par le préfet de la région d’Île-de-France ;
• systématiser la communication des projets de marchés supérieurs à 25 000 euros HT par les services de l’Etat, en vue de détecter de nouvelles opportunités de mutualisation.

Dès 2018, la PFRA d’Île-de-France va déployer des accords-cadres régionaux pluriannuels sur les secteurs suivants :

• entretiens espace verts et extérieurs ;
• maintenance des autocommutateurs ;
• maintenance des systèmes de vidéosurveillance ;
• services de blanchisserie ;
• prestations de traduction et d’interprétariat ;
• prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage ;
• prestations d’intérim.

Une plateforme plus dynamique

En 2018, la plateforme régionale des achats de l’État verra ses effectifs renforcés par le recrutement de deux nouveaux acheteurs, permettant ainsi de développer ses activités de mutualisation des achats de l’État.
Avec le renforcement de l’équipe, l’offre de service de la PFRA va ainsi pouvoir être étendue à plus de 140 établissements publics de l’État présents en Île-de-France et ayant signé une convention de groupement de commandes permanente avec la Direction des achats de l’État.

Pour en savoir plus
pref-plateforme-achats@paris-idf.gouv.fr